Automatización para administradores de fincas: qué se puede delegar en la IA

Un despacho de administración de fincas vive en la bandeja de entrada: avisos de vecinos (“no va la puerta del garaje”, “hay una gotera en el tercero”), facturas de los proveedores de cada comunidad, peticiones de certificados cuando alguien vende un piso y notas de las juntas que hay que pasar a limpio. Buena parte de ese trabajo no es administrar: es leer, averiguar de qué comunidad se trata y teclear.

Esa parte se puede automatizar. Las decisiones y el trato con los vecinos, no.

¿Qué se puede automatizar en una administración de fincas?

Repartir los avisos de incidencias

Es el caso más claro. El sistema lee el email o el WhatsApp del vecino, identifica la comunidad y el tipo de avería, busca el proveedor que tiene contratado esa comunidad y deja redactado el aviso con los datos del vecino. El administrador lo revisa y lo envía. Si queréis, el vecino recibe además un mensaje de “hemos avisado al técnico”. El flujo, paso a paso, está en la página de automatización. Para WhatsApp hace falta un número conectado a la plataforma oficial de WhatsApp Business.

Leer las facturas de los proveedores de cada comunidad

Luz, agua, limpieza, ascensor, seguros. La IA extrae proveedor, NIF, fecha, base, IVA y total, y asigna cada factura a su comunidad por la dirección o el número de contrato. El resultado se importa en vuestro programa o queda en una hoja lista para pasar. Cómo funciona, en cómo automatizar las facturas que llegan por email. Si ya pagáis un servicio que contabiliza las facturas en vuestro programa de fincas, probablemente esta parte no os haga falta.

Preparar los certificados de deuda

Cuando un propietario vende, necesita el certificado del estado de sus deudas con la comunidad, y la ley da siete días naturales para emitirlo (Ley de Propiedad Horizontal, art. 9.1.e). Un formulario recoge la petición, el sistema rellena vuestra plantilla con los datos del programa y la deja para revisar. La firma sigue siendo de quien hace de secretario, con el visto bueno del presidente.

Pasar las notas de la junta a un borrador de acta

Volcáis las notas esquemáticas (puntos, votos, acuerdos) y el sistema devuelve un borrador con vuestro formato. El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la junta o en los diez días naturales siguientes (art. 19 de la misma ley), así que el borrador ahorra tiempo justo donde hay plazo. La redacción final la revisa el administrador.

Recordar los recibos pendientes

Con la lista de recibos pendientes que ya saca vuestro programa, el sistema envía los recordatorios en orden y con el tono que decidáis. Si hay que ir al monitorio, reúne lo que pide el art. 21 (el certificado del acuerdo de liquidación de la deuda y el justificante de que se notificó al deudor), pero la decisión de reclamar es vuestra.

¿Qué no conviene delegar?

• Las urgencias. Una fuga de agua o un ascensor parado con alguien dentro no pueden esperar a que se clasifique un email: necesitan teléfono y una persona.
• Lo que decide la junta o el presidente. El sistema prepara; no aprueba gastos ni elige proveedores.
• Los conflictos entre vecinos. Automatizar un recordatorio está bien; automatizar una conversación delicada, no.
• Firmar y enviar sin revisar. Actas, certificados y reclamaciones tienen efectos legales. La IA se equivoca, y lo que marca como dudoso lo tiene que mirar una persona.

¿Y los datos de los vecinos?

Una administración maneja nombres, teléfonos, cuentas bancarias y deudas de propietarios. Cualquier automatización tiene que:

• Cumplir el RGPD, con un contrato de encargo de tratamiento.
• Usar proveedores de IA que no entrenen sus modelos con vuestros documentos.
• Guardar solo lo necesario y durante el tiempo necesario.
• Dejar registro de qué se ha procesado y quién lo ha revisado.

Si lo preferís, el sistema se instala en vuestro servidor, sin coste extra.

¿Hay que cambiar de programa de fincas?

No. El sistema trabaja sobre el correo, las carpetas y lo que vuestro programa permita: la API, si la tiene; la importación de archivos, si la acepta, o una hoja de cálculo ordenada, si no admite ninguna de las dos. Si el programa no deja entrar nada desde fuera, el último paso sigue siendo manual, y os lo diremos antes de empezar.

¿Cuánto cuesta?

Empezar cuesta 1.200 € + IVA y se entrega en 10 días laborables: es nuestra primera automatización a precio cerrado. Cada una de estas tareas es un flujo, y se empieza por uno. Con el reparto de avisos como ejemplo, la primera automatización tiene cuatro límites:

• Una sola entrada. El correo de incidencias (o un formulario, o una carpeta).
• Un paso con IA. Leer el aviso e identificar la comunidad y el tipo de avería, con sus comprobaciones.
• Sin pantalla propia. Los avisos dudosos se revisan en una hoja o en un email.
• La salida, a lo que ya usáis. El aviso al proveedor queda como borrador en vuestro correo y la incidencia, apuntada en una hoja o en un archivo para importar en vuestro programa.

Entran hasta dos programas, las pruebas con 10-20 avisos vuestros, 2 rondas de ajustes, una página de documentación, un vídeo de entrega, 30 días de ajustes en producción y el primer año de servidor.

Para después, y presupuestado aparte, queda lo demás: los avisos por WhatsApp (un segundo canal), el alta directa en vuestro programa de fincas cuando su API es compleja, una pantalla de revisión propia y el resto de tareas (facturas, certificados, actas, recordatorios), cada una como flujo propio.

No incluye el uso de la IA, que se paga según volumen en vuestra cuenta, ni las licencias de vuestros programas. En el presupuestador podéis describir vuestro caso y ver si cabe en la primera automatización.

¿Por dónde empezar?

Por la tarea que más os interrumpe: el reparto de avisos, las facturas de final de mes o los certificados. Nos mandáis de 3 a 5 ejemplos, tal como os llegan, y en 48 horas os respondemos por escrito qué automatizaríamos, qué no y el precio cerrado. Podéis escribirnos desde la página de automatización. Si queréis ver cómo lo planteamos en otro sector con mucho papel, está automatización para asesorías contables.