Automatizar pedidos en un distribuidor: del email y el WhatsApp al ERP sin teclear

En muchos distribuidores el pedido no llega por un portal ni por EDI. Llega como llega: un email con un PDF, un Excel con el formato de cada cliente, un WhatsApp con la foto de una lista escrita a mano o un “lo de siempre, pero 20 cajas más”. Alguien lo abre, busca cada artículo, lo teclea en el ERP y contesta para confirmar.

Con los albaranes de los proveedores pasa lo mismo, pero al revés: llegan en papel o en PDF y alguien tiene que comprobar que lo recibido coincide con lo pedido.

Ese trabajo de copiar y cruzar datos es el que mejor se automatiza. Decidir qué se hace cuando algo no cuadra, no.

¿Qué parte de un pedido se puede automatizar?

Casi todo el camino, desde que llega el mensaje hasta que el pedido está en el ERP como borrador. Un sistema automático puede:

1. Recoger el pedido del buzón de pedidos o de un número de WhatsApp de empresa.
2. Leerlo, sea un PDF, un Excel, el texto del correo o una foto: cliente, referencias, cantidades, fecha y dirección de entrega.
3. Traducir las referencias del cliente a las vuestras. Cada cliente llama a los artículos a su manera. El sistema usa una tabla de equivalencias y la amplía cuando alguien confirma una nueva.
4. Comprobar que el artículo existe, que la cantidad es razonable para ese cliente y que el pedido no está repetido.
5. Crear el pedido en el ERP como borrador y avisar a quien lo revisa.
6. Responder al cliente con la confirmación o, si falta algo, con la pregunta concreta.

Lo que no entiende con seguridad lo aparta y lo marca. No se inventa una referencia.

¿Y los albaranes de los proveedores?

También se pueden automatizar, y son un buen primer paso si el problema está en las compras. El sistema lee el albarán (PDF o foto), lo cruza con el pedido de compra y señala las diferencias: falta una línea, han llegado 18 en vez de 20, el precio no es el pactado. Cuando llega la factura, se cruza con los albaranes del mes. La parte de las facturas la explicamos en cómo automatizar las facturas que llegan por email.

¿No lo resolverá la factura electrónica obligatoria?

Solo en parte. La factura electrónica entre empresas será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quienes superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones, y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto (Orden HAC/1028/2026, BOE del 5 de octubre de 2026). La obligación es para las facturas. Los pedidos y los albaranes van a seguir llegando como lleguen: por email, en papel o por WhatsApp.

¿Qué no conviene automatizar?

• Las excepciones comerciales. Un precio especial, un aplazamiento o un “mándamelo hoy aunque no llegue al mínimo” lo decide una persona.
• Los pedidos ambiguos. Si “lo de siempre” puede significar dos cosas, el sistema pregunta; no elige.
• La validación de pedidos grandes o poco habituales. El sistema prepara el pedido y una persona lo confirma con un clic, al menos los primeros meses.
• Las reclamaciones. Un cliente enfadado necesita que le conteste alguien, no una respuesta automática.

La IA se equivoca, sobre todo con fotos malas y listas escritas a mano. Por eso las comprobaciones pesan tanto como la lectura.

¿Hay que cambiar de ERP?

No. El sistema trabaja con lo que ya tenéis:

• Si el ERP tiene API, el pedido se crea directamente.
• Si permite importar un archivo, se genera en el formato que acepte.
• Si no permite ninguna de las dos cosas, el resultado queda en una hoja de cálculo ordenada. El último paso sigue siendo manual, pero ya no hay que leer ni buscar referencias.

Para los pedidos por WhatsApp hace falta un número conectado a la plataforma oficial de WhatsApp Business. Responder dentro de la ventana de atención al cliente, que se abre cuando el cliente escribe, no tiene coste de Meta; algunos mensajes fuera de esa ventana sí (precios de WhatsApp Business).

¿Cuánto cuesta automatizar los pedidos?

La primera fase cuesta 1.200 € + IVA y se entrega en 10 días laborables: es nuestra primera automatización a precio cerrado. No es todo el sistema de arriba, sino un flujo acotado con cuatro límites:

• Una sola entrada. El buzón de pedidos, un formulario o una carpeta. Si los pedidos llegan por varios canales, se empieza por el que más volumen trae.
• Un paso con IA. Leer el pedido y traducir las referencias, con las comprobaciones.
• Sin pantalla propia. Los pedidos dudosos se revisan en una hoja, en un email o en el propio ERP.
• La salida, a lo que ya tenéis. El pedido queda como borrador en el ERP, si tiene API, o en un archivo listo para importar.

Entran hasta dos programas (el ERP y la hoja de equivalencias, por ejemplo), las pruebas con 10-20 pedidos vuestros, 2 rondas de ajustes, una página de documentación, un vídeo de entrega, 30 días de ajustes en producción y el primer año de servidor.

Para después, y presupuestado aparte, queda lo demás: un segundo canal (los pedidos por WhatsApp), el alta directa en el ERP cuando su API es compleja, una pantalla de revisión propia y el flujo de los albaranes de proveedores. Se empieza por el que más horas se come.

No incluye el uso de la IA, que se paga según volumen en vuestra cuenta, ni las licencias de vuestros programas. En el presupuestador podéis describir vuestro caso y ver si cabe en la primera automatización y cuánto costaría el sistema completo.

¿Por dónde empezar?

Contando cuántos pedidos entran al mes por cada canal, cuánto se tarda con cada uno y dónde se cometen errores. Si entran pocos y siempre de los mismos clientes, puede que no compense, y os lo diremos.

Nos mandáis de 3 a 5 pedidos de ejemplo, tal como os llegan, y en 48 horas os respondemos por escrito qué automatizaríamos, qué no y el precio cerrado. Podéis escribirnos desde la página de automatización. Si aún no sabéis qué proceso atacar primero, lo contamos en automatización de tareas repetitivas: por dónde empezar.