Software a medida o programa estándar: cómo decidir
Antes de encargar software a medida conviene hacerse una pregunta incómoda: ¿de verdad no existe ya un programa que lo haga? Muchas veces existe, y es más barato y más rápido. Otras veces no, y forzar un programa estándar sale caro durante años.
Aquí van los criterios que usamos para decidir, incluido cuándo recomendamos no hacer software a medida.
Cuándo es mejor un programa estándar
- El proceso es igual en casi todas las empresas. Contabilidad, nóminas, facturación o correo funcionan de forma muy parecida en todos los negocios. Hay programas muy buenos para eso y reinventarlos no tiene sentido.
- Hay normativa detrás. Si el programa tiene que adaptarse cada vez que cambia una ley (facturación electrónica, impuestos), es mejor que lo mantenga una empresa que se dedica a ello.
- Necesitas empezar mañana. Un programa comercial se contrata y se usa el mismo día.
- El presupuesto es muy ajustado y el proceso no da problemas graves con lo que ya hay.
Cuándo compensa el software a medida
- Tu forma de trabajar es tu ventaja. Si lo que te diferencia es cómo calculas un precio, cómo organizas los pedidos o cómo atiendes al cliente, adaptarte a un programa genérico es perder esa ventaja.
- Usas tres programas y un Excel para un solo proceso. Cuando los datos pasan a mano de un sitio a otro, el problema no es ningún programa en concreto, sino el hueco entre ellos.
- Pagas licencias por funciones que no usas y aun así te faltan las que necesitas.
- El proceso depende de una hoja de cálculo que solo entiende una persona. Es un riesgo para el negocio, no solo una molestia.
- Quieres ofrecer algo a tus clientes que no existe: un portal, una calculadora, una herramienta propia.
La opción intermedia: estándar + conexiones
Muchas veces la mejor respuesta no es una ni otra. Se mantiene el programa estándar para lo que hace bien (por ejemplo, la contabilidad) y se construye a medida solo la pieza que falta: una conexión entre dos programas, un panel que junta la información o una automatización que evita teclear datos dos veces.
Es más barato que un sistema completo a medida y resuelve el problema real, que suele estar en los huecos entre programas.
Cómo comparar costes de verdad
Comparar el precio de una licencia con el de un desarrollo es engañoso. Hay que mirar el coste a varios años:
| Programa estándar | Software a medida | |
|---|---|---|
| Entrada | Bajo (alta y configuración) | Más alto (desarrollo) |
| Coste fijo | Licencia por usuario, cada mes o año | Alojamiento y mantenimiento |
| Adaptación | Limitada a lo que permita el programa | Total |
| Horas de trabajo manual alrededor | Las que el programa no cubre | Las mínimas, si está bien diseñado |
| Dependencia | Del fabricante y sus precios | Del equipo que lo mantiene; el código debe estar documentado |
La fila que más se olvida es la de las horas de trabajo manual. Si un programa barato obliga a alguien a dedicar diez horas al mes a cuadrar datos, esas horas también forman parte del precio.
Preguntas antes de decidir
- ¿Qué proceso concreto queremos mejorar y cuánto tiempo nos cuesta hoy?
- ¿Hemos probado los programas que ya existen para eso? ¿Qué les falta exactamente?
- ¿Se resolvería conectando lo que ya usamos en lugar de sustituirlo?
- ¿Quién va a mantener la solución dentro de tres años?
Si después de responderlas sigue teniendo sentido hacer algo a medida, es buena señal. Si no, te habrás ahorrado un proyecto.
En AFK01 hacemos software y aplicaciones a medida, pero si una herramienta que ya existe te resuelve el problema, te lo diremos.