¿Cuánto cuesta automatizar un proceso en una pyme?

Nuestra primera automatización cuesta 1.200 € + IVA y se entrega en 10 días laborables. Un sistema más grande, con varios canales, pantallas propias o conexiones con varios programas, cuesta varias veces más. Aquí explicamos qué entra en cada caso y qué se paga aparte.

¿Cuánto cuesta la primera automatización?

1.200 € + IVA, a precio cerrado, con entrega en 10 días laborables. Es un solo flujo, una tarea de principio a fin, con cuatro límites:

• Una sola entrada. Un buzón de correo, un formulario o una carpeta.
• Un paso con IA. Leer un documento o un mensaje y sacar lo que hace falta, con sus comprobaciones: que las cifras cuadren, que el NIF tenga un formato válido, que no esté repetido.
• Sin pantalla propia. Lo dudoso se revisa en una hoja de cálculo, en un email o como borrador en vuestro programa.
• La salida, a lo que ya usáis. Una hoja, un archivo para importar o un borrador en vuestro programa. Entran hasta dos programas.

Casos que suelen caber: las facturas de proveedores que llegan a un buzón y acaban en un archivo para importar en la contabilidad (cómo funciona), o los pedidos que llegan por email y quedan como borrador en el ERP (el caso de un distribuidor).

¿Qué incluyen los 1.200 €?

• El análisis del proceso y el desarrollo, programado a medida, sin licencias de plataformas de automatización.
• Las pruebas con 10-20 documentos vuestros y 2 rondas de ajustes.
• La puesta en marcha, con una página de documentación y un vídeo de entrega.
• 30 días de ajustes en producción.
• El primer año de servidor.

Se paga la mitad al empezar y la otra mitad a la entrega. Con el pago completo, el código hecho para vosotros es vuestro.

¿Qué hace subir el precio?

Todo lo que pasa de esos cuatro límites. Lo más habitual:

• Un segundo canal. Que los mismos documentos lleguen también por WhatsApp. El WhatsApp de empresa necesita la plataforma oficial de Meta, que cobra algunos mensajes (precios de WhatsApp Business).
• Más trabajo para la IA. Leer también las líneas de cada factura, cruzarla con el pedido o el albarán, o redactar la respuesta al cliente.
• La conexión directa con un programa complicado. Cuando su API es compleja o está mal documentada, o cuando entran más de dos programas.
• Una pantalla propia. Un panel para revisar, aprobar o consultar, con usuarios y permisos. Eso ya es una pequeña aplicación.
• Varios procesos. Cada tarea es un flujo con su propio precio.

Lo que no cabe se presupuesta aparte, con el precio cerrado antes de empezar. Lo normal es empezar por un flujo y ampliar después: con el primero funcionando se ve qué excepciones hay y si compensa el siguiente.

¿Y un sistema completo?

No tenemos tarifa, porque depende demasiado del caso: el presupuestador lo estima a partir de vuestra descripción y el precio se cierra en el diagnóstico.

Como ejemplo, el 14 de octubre de 2026 probamos el presupuestador con tres casos inventados: una asesoría, una industria que recibe pedidos por email y un administrador de fincas. El sistema completo que proponía la herramienta para cada uno (con un segundo canal o la conexión directa con su programa, por ejemplo) salió entre 2.700 y 6.400 € + IVA. Son estimaciones de la herramienta, no tarifas: la misma descripción puede dar cifras algo distintas cada vez. En dos de los tres casos, la primera fase cabía en la primera automatización; en el otro había que acotarla más.

Para comparar: en octubre de 2026 revisamos una docena de estudios, agencias y freelances de automatización que trabajan en España. Casi todos dan el precio después de una llamada; solo uno lo publicaba en su web, desde 2.000 € por proyecto.

¿Qué no incluye?

• El uso de la IA. Se paga según volumen, en vuestra cuenta del proveedor. Suele ser poco: con los precios que publica Anthropic en octubre de 2026, leer cien facturas de una página cuesta unos céntimos con su modelo más económico y menos de 3 dólares con uno intermedio (estimación nuestra). El modelo se elige en el diagnóstico, según lo difíciles que sean vuestros documentos.
• Las licencias de vuestros programas: contabilidad, ERP, correo.
• El mantenimiento después de los 30 días, que es opcional.

¿Y después del primer año?

Desde el segundo año, el servidor cuesta 120 € al año. Si preferís que lo vigilemos nosotros, el mantenimiento cuesta 59 € al mes e incluye el servidor, el aviso si algo falla, los cambios cuando un programa cambia su API, hasta 45 minutos de ajustes al mes y un informe de 5 líneas el día 1 de cada mes.

Si lo pedís antes de empezar, lo instalamos en vuestro servidor sin coste extra.

¿Qué no se puede automatizar, cueste lo que cueste?

• Las decisiones legales, fiscales o delicadas. El sistema prepara; decide una persona.
• Un proceso que todavía no está definido. Primero se ordena; luego se automatiza.
• Un acierto del 100 %. La IA se equivoca, y lo dudoso lo revisa una persona.
• El último paso en un programa cerrado. Si vuestro programa no tiene API ni deja importar archivos, ese paso sigue siendo manual. Os lo decimos antes de empezar.

Y si la tarea se hace pocas veces al mes, puede que no compense. También os lo diremos.

¿Cómo saber cuánto costaría el vuestro?

Por escrito y sin compromiso, de dos maneras:

1. Una estimación ahora. Describid el proceso en el presupuestador: en 2 minutos veréis si cabe en la primera automatización y cuánto costaría el sistema completo.
2. El precio cerrado en 48 horas. Nos mandáis de 3 a 5 documentos de ejemplo, tal como os llegan, y os respondemos por escrito qué automatizaríamos, qué no y el precio cerrado. El diagnóstico es gratis. Podéis escribirnos desde la página de automatización.